Πώς να υπογράψετε ηλεκτρονικά έγγραφα PDF χωρίς να τα εκτυπώσετε ή να τα σαρώσετε

Σας έχουν στείλει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα έγγραφο και πρέπει να το υπογράψετε και να το στείλετε πίσω. Μπορείτε να εκτυπώσετε το έγγραφο, να το υπογράψετε και στη συνέχεια να το σαρώσετε ξανά και να το στείλετε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά υπάρχει ένας καλύτερος και γρηγορότερος τρόπος.

Θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα την υπογραφή σας σε οποιοδήποτε έγγραφο PDF, αποθηκεύοντάς το ως αρχείο PDF που μπορεί να διαβαστεί οπουδήποτε. Μπορείτε να το κάνετε σε Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, όποια και αν είναι η πλατφόρμα που προτιμάτε.

Προσοχή υπάρχει διαφορά μεταξύ ηλεκτρονικής και ψηφιακής υπογραφής

Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε για την ηλεκτρονική υπογραφή, όχι για την ψηφιακή υπογραφή, που είναι κάτι άλλο εξ ολοκλήρου. Μια ψηφιακή υπογραφή είναι κρυπτογραφημένη και εχει περισσότερη ασφάλεια και μπορει να επιβεβαιώσει ότι   κάποιος με το ιδιωτικό κλειδί υπογραφής (με άλλα λόγια εσείς) έχει δει το έγγραφο και έχει εγκρίνει. Είναι πολύ πιο ασφαλής, αλλά και περίπλοκο να την αποκτήσει κάποιο. Στην Ελλάδα η υπεύθυνη αρχή για την έκδοση ψηφιακών υπογραφών είναι η «Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ)». Παγκόσμιος υπάρχουν αρκετές ιδιωτικές και δημόσιες αρχές που εκδίδουν ψηφιακές υπογραφές μια απo αυτές είναι και η Symantec.

Μια ηλεκτρονική υπογραφή, από την άλλη πλευρά, είναι απλώς η ψηφιακή εικόνα της υπογραφής σας που προσαρμόζεται πάνω από ένα έγγραφο PDF. Μπορείτε να το κάνετε με αρκετές εφαρμογές και αυτό είναι που οι περισσότεροι άνθρωποι χρειάζονται όταν σας στείλουν ένα έγγραφο για να το υπογράψετε. Για πολλές επιχειρήσεις, η αποδοχή των υπογεγραμμένων εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί του φαξ αποτελεί τεχνολογικός πονοκέφαλος.

Σίγουρα, οι παρακάτω μέθοδοι μπορει να μην ειναι απολύτως ασφαλείς – αλλά ούτε κα;ι το να εκτυπώνεις κάτι, να γράφεις επάνω του με ένα στυλό και στη συνέχεια να το σαρώνεις ξανά. Τουλάχιστον αυτό που θα δείξουμε παρακάτω είναι γρηγορότερο!

Windows: Χρησιμοποιήστε το Adobe Reader DC

Παρόλο που το Adobe Reader δεν είναι το πιο ελαφρύ πρόγραμμα προβολής PDF , είναι ένα από τα πιο γνωστά και έχει εξαιρετική υποστήριξη για την υπογραφή εγγράφων PDF. Άλλοι αναγνώστες PDF τρίτων λογισμικών μπορούν να προσφέρουν αυτήν τη δυνατότητα, αλλά γενικά απαιτούν να αγοράσετε μια πληρωμένη έκδοση για να  χρησιμοποιήσετε την δυνατότητα υπογραφής εγγράφων PDF .

Για να υπογράψετε ένα έγγραφο χρησιμοποιώντας το Adobe Reader, ανοίξτε πρώτα το έγγραφο PDF στην  εφαρμογή DC του  Adobe Acrobat Reader . Κάντε κλικ στο πλήκτρο » Fill & Sign » στο δεξιό τμήμα του παραθύρου.

Κάντε κλικ στο κουμπί «Sign» στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε «Add Signature» για να προσθέσετε την υπογραφή σας στο Adobe Acrobat Reader DC.

Αν χρειάζεται να προσθέσετε άλλες πληροφορίες στο έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα άλλα κουμπιά στη γραμμή εργαλείων για να το κάνετε αυτό. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε κείμενο ή να προσθέσετε σημάδια ελέγχου για να συμπληρώσετε φόρμες χρησιμοποιώντας τα κουμπιά στη γραμμή εργαλείων Συμπλήρωση και υπογραφή.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή με έναν από τους τρεις τρόπους. Από προεπιλογή, το Adobe Reader σας παροτρύνει να «Πληκτρολογήστε», ώστε να μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομά σας και να το μετατρέψετε σε υπογραφή. Αυτό δεν θα μοιάζει με την πραγματική υπογραφή σας, οπότε πιθανότατα δεν είναι ιδανικό.

Αντ ‘αυτού, ίσως θέλετε να επιλέξετε «Σχεδίαση» και στη συνέχεια να σχεδιάσετε την υπογραφή σας χρησιμοποιώντας το ποντίκι ή μια οθόνη αφής. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε «Εικόνα» αν θέλετε να υπογράψετε ένα κομμάτι χαρτί, να το σαρώσετε με σαρωτή και στη συνέχεια να προσθέσετε τη γραπτή υπογραφή σας στο Adobe Reader. (Ναι, αυτό απαιτεί σάρωση, αλλά θα να το κάνετε μόνο μία φορά, μετά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την υπογραφή σε οποιοδήποτε έγγραφο υπογράφετε ηλεκτρονικά στο μέλλον.)

Αφού δημιουργήσετε μια υπογραφή, κάντε κλικ στην επιλογή «Εφαρμογή» για να την εφαρμόσετε στο έγγραφο. Αφήστε την επιλογή «Αποθήκευση υπογραφής» επιλεγμένη και μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα αυτήν την υπογραφή στο μέλλον.

Τοποθετήστε την υπογραφή σας όπου θέλετε με το ποντίκι και κάντε κλικ για να την εφαρμόσετε. Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε την υπογραφή σας, θα την βρείτε εύκολα στο μενού «Sign» όταν την ξανα χρειαστείτε.

Για να αποθηκεύσετε το υπογεγραμμένο έγγραφο PDF, κάντε κλικ στο Αρχείο> Αποθήκευση και επιλέξτε μια θέση για το αρχείο.

MAC: Με την χρήση Preview

Οι χρήστες Mac είναι πιο τυχεροί από τους χρήστες των Windows. Η εφαρμογή Preview που περιλαμβάνεται στο macOS έχει  ενσωματωμένες δυνατότητες υπογραφής εγγράφων . Χάρη στα εξαιρετικά trackpads (πινακίδα σχεδίασης), που ενσωματώνονται στα MacBooks, μπορείτε πραγματικά να σχεδιάσετε την υπογραφή σας στο trackpad με ένα από τα δάχτυλά σας για να την βάλετε στο Preview. Σε ένα νέο MacBook με trackpad «Force Touch», αυτό είναι ακόμα πιο ευαίσθητο στην πίεση, επιτρέποντας να υπογράψετε με περισσότερη ακρίβεια.

Μπορείτε επίσης να υπογράψετε ένα κομμάτι χαρτί και να το «σαρώσετε» με την κάμερα σας, αν προτιμάτε να δημιουργείτε την υπογραφή σας με τον παλιομοδίτικο τρόπο (ή αν έχετε ένα iMac χωρίς trackpad).

Για να υπογράψετε ένα έγγραφο, ανοίξτε ένα έγγραφο PDF στην προεπισκόπηση (αυτή θα πρέπει να είναι η προεπιλεγμένη εφαρμογή που ανοίγει όταν κάνετε διπλό κλικ σε ένα αρχείο PDF, εκτός αν το έχετε αλλάξει). Κάντε κλικ στο κουμπί «Εμφάνιση γραμμής εργαλείων εμφάνισης» σε σχήμα εργαλείου και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Υπογραφή» στη γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται.

Θα σας ζητηθεί είτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή σχεδιάζοντας την με το   δάχτυλό σας πάνω στο  trackpad (πινακίδα σχεδίασης), είτε υπογράφοντας ένα κομμάτι χαρτί και σαρώνοντάς το με την κάμερά σας. Καταγράψτε την υπογραφή σας μία φορά και η προεπισκόπηση θα το θυμάται και στο μέλλον.

Μόλις περάσετε μια υπογραφή, μπορείτε να την επιλέξετε από το μενού κάνοντας κλικ στο κουμπί «Εγγραφή». Η υπογραφή σας εφαρμόζεται ως εικόνα που μπορείτε να της αλλάξετε μέγεθος  ώστε να ταιριάζει στο έγγραφο.

iPhone και iPad: Χρησιμοποιήστε το ταχυδρομείο Mail ή το Adobe Fill & Sign

Στο iPhone ή στο iPad, μπορείτε να υπογράψετε έγγραφα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία σήμανσης στην εφαρμογή Mail iOS . Εάν έχετε Mac και χρησιμοποιείτε την προεπισκόπηση για να υπογράψετε έγγραφα, η υπογραφή σας θα συγχρονιστεί από το Mac σας στο iPhone ή το iPad σας, ώστε να μην χρειάζεται να την δημιουργήσετε για δεύτερη φορά.

Αυτή η λειτουργία είναι βολική, αλλά λειτουργεί μόνο εάν θέλετε να υπογράψετε έγγραφα στην εφαρμογή Mail. Για παράδειγμα, ίσως να σας στείλουν  με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ένα έγγραφο PDF και ίσως χρειαστεί να το υπογράψετε και να το στείλετε απευθείας πίσω πάλι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο αρχείο PDF, να πατήσετε το συνημμένο PDF και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο «Markup and Reply» σε σχήμα εργαλείου στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης κατά την προβολή του PDF.

Στη συνέχεια, θα μπορείτε να προσθέσετε μια υπογραφή πιέζοντας το κουμπί υπογραφής στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης σας. Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε κείμενο ή να σχεδιάσετε μια υπογραφή στο έγγραφο, αν θέλετε.

Όταν πατήσετε «Τέλος», η εφαρμογή «Αλληλογραφία» θα δημιουργήσει αυτόματα μια απάντηση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το επισυναπτόμενο έγγραφο που υπογράφηκε. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια να στείλετε το υπογεγραμμένο έγγραφο.

Ενώ αυτό είναι βολικό, λειτουργεί μόνο στην εφαρμογή Mail. Εάν θέλετε να το κάνετε αυτό από οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή, θα χρειαστείτε μια άλλη εφαρμογή για να υπογράψετε.

Υπάρχουν αρκετές επιλογές εδώ, αλλά μας αρέσει η εφαρμογή της Adobe  το Adobe Fill & Sign , η οποία σας επιτρέπει να υπογράφετε απεριόριστο αριθμό εγγράφων δωρεάν. Μπορείτε ακόμα και να τραβήξετε φωτογραφίες από έγγραφα με τη φωτογραφική σας μηχανή, ώστε να μπορείτε να δημιουργείτε ψηφιακά αντίγραφα. Μπορείτε να υπογράψετε ένα έγγραφο γράφοντας στην οθόνη αφής σας με το δάχτυλο ή γραφίδα και σας επιτρέπει επίσης να πληκτρολογήσετε κείμενο σε έγγραφα PDF για να τα το συμπληρώσετε.

Για να αποκτήσετε ένα έγγραφο PDF από άλλη εφαρμογή στο Adobe Fill & Sign, βρείτε το αρχείο PDF σε άλλη εφαρμογή, πατήστε το κουμπί «Κοινή χρήση» και επιλέξτε την εφαρμογή «Συμπλήρωση και σημάδι Adobe». Στη συνέχεια, μπορείτε να πατήσετε το κουμπί υπογραφής για να υπογράψετε εύκολα το έγγραφο. Όταν τελειώσετε, πατήστε το κουμπί «Κοινή χρήση» μέσα στο Adobe Fill & Sign για να στείλετε το υπογεγραμμένο έγγραφο σε άλλη εφαρμογή.

Αν είστε επιχείρηση που αναζητά ένα πιο πλήρες εργαλείο ή αν απλά δεν σας αρέσει το Adobe Sign & Fill, μας αρέσει ιδιαίτερα το SignNow . Λειτουργεί πολύ καλά και σας επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα με το δάχτυλό σας. Μπορείτε να υπογράψετε μέχρι πέντε έγγραφα ένα μήνα δωρεάν, αλλά μετά από αυτό απαιτεί μια μηνιαία συνδρομή. Είναι όμως μια καλή εναλλακτική λύση.

Android: Χρησιμοποιήστε το Adobe Fill & Sign

Το Android δεν συνοδεύεται από μια ενσωματωμένη εφαρμογή που μπορεί να το κάνει αυτό. Αντ ‘αυτού, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή τρίτου μέρους. Ακριβώς όπως στο iPhone και στο iPad, μας αρέσει το Adobe Fill & Sign , το οποίο σας επιτρέπει να υπογράφετε απεριόριστο αριθμό εγγράφων το μήνα δωρεάν. Μπορεί επίσης να τραβήξει φωτογραφίες από χαρτί με τη φωτογραφική σας μηχανή, ώστε να μπορείτε να τα υπογράφετε ηλεκτρονικά.

Μετά την εγκατάσταση της εφαρμογής, μπορείτε να ανοίξετε έγγραφα PDF στην εφαρμογή και να πατήσετε το κουμπί υπογραφής για να τα υπογράψετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να μοιραστείτε το υπογεγραμμένο έγγραφο με άλλη εφαρμογή πατώντας το κουμπί «Κοινή χρήση».

Ακριβώς όπως και στο iOS, συνιστούμε επίσης το  SignNow  αν θέλετε κάτι περισσότερο γεμάτο από χαρακτηριστικά και είστε πρόθυμοι να πληρώσετε (δεδομένου ότι προσφέρει μόνο έως και πέντε υπογραφές το μήνα δωρεάν).

Chromebook: Χρησιμοποιήστε το HelloSign

Σε ένα Chromebook, θα βρείτε μια ποικιλία υπηρεσιών υπογραφής ιστού που λειτουργούν για εσάς. Μας αρέσει το HelloSign , το οποίο προσφέρει ένα καλό web interface καθώς και μια εφαρμογή Chrome που ενσωματώνεται στο Google Drive . Σας επιτρέπει να υπογράφετε μέχρι τρία έγγραφα το μήνα δωρεάν.

Η βασική διεπαφή ιστού του HelloSign σας επιτρέπει να μεταφορτώνετε εύκολα έγγραφα PDF και να τα υπογράφετε, σχεδιάζοντας την υπογραφή σας ή ανεβάζοντας μια εικόνα. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε ηλεκτρονικά το υπογεγραμμένο έγγραφο απευθείας σε κάποιον ή να κατεβάσετε το έγγραφο και να κάνετε ό, τι θέλετε με αυτό.

Εάν δεν σας αρέσει το HelloSign, το  DocuSign λειτουργεί καλά και σε ένα Chromebook, προσφέροντας μια εφαρμογή που ενσωματώνεται στο Google Drive για υπογραφή και μια επέκταση προγράμματος περιήγησης που σας επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα από το Gmail . Όμως, το DocuSign δεν προσφέρει δωρεάν υπογραφές. Το SignNow  προσφέρει επίσης μια εφαρμογή Chrome για το Google Drive  και επέκταση για το Gmail , αλλά η εφαρμογή και η επέκταση δεν ελέγχονται τόσο καλά.

Linux: Είναι περίπλοκο

Αυτό είναι λίγο πιο δύσκολο για το Linux, καθώς η επίσημη έκδοση του Adobe Reader για Linux σταμάτησε. Ακόμη και οι παλιές εκδόσεις που είναι διαθέσιμες για το Linux δεν έχουν αυτή τη λειτουργικότητα ούτε οι δημοφιλείς ενσωματωμένοι θεατές PDF όπως το Evince και το Okular.

Ίσως θελήσετε να δοκιμάσετε ένα εργαλείο που βασίζεται στον ιστό , όπως το HelloSign , το οποίο συζητήθηκε στην ενότητα Chromebook παραπάνω, για την ευκολότερη εμπειρία.

Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή επιφάνειας εργασίας, το  Xournal είναι ίσως το πιο βολικό εργαλείο για την υπογραφή PDF σε Linux. Μπορεί να σχολιάζει PDF, προσθέτοντας εικόνες σε αυτά. Αρχικά, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια εικόνα της υπογραφής σας – να υπογράψετε ένα κομμάτι χαρτί, να το σαρώσετε στο σύστημα Linux και να το καθαρίσετε. Θα μπορούσατε να αποτυπώσετε μόνο μια φωτογραφία της με την κάμερα webcam ή την κάμερα του smartphone σας. Μπορεί να θέλετε να το τροποποιήσετε στο GIMP έτσι ώστε να έχει ένα διαφανές υπόβαθρο ή απλώς να βεβαιωθείτε ότι υπογράφετε ένα λευκό κομμάτι χαρτί και ότι το φόντο είναι εντελώς λευκό.

Εγκαταστήστε το Xournal από το εργαλείο εγκατάστασης λογισμικού της διανομής του Linux, ανοίξτε το PDF και κάντε κλικ στην επιλογή μενού Εργαλεία> Εικόνα. Αυτό θα σας επιτρέψει να εισαγάγετε την εικόνα της υπογραφής σας και μπορείτε να επανατοποθετήσετε και να την αλλάξετε μεγέθους όπως είναι απαραίτητο, ώστε να χωράει στο πεδίο υπογραφής.

Το να σαρώσετε και να δημιουργήσετε ένα αρχείο εικόνας είναι λίγο ενοχλητικό, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να υπογράψετε γρήγορα τα έγγραφα στο μέλλον αφού έχετε αποκτήσει καλή εικόνα της υπογραφής σας.

 

0
http://exitmind.com/